簿記で使用する現金過不足勘定は精算表でどう処理するべきか

お店や会社では、日々現金が動いており、それを経理担当者などが管理しています。

しかし、何かの加減で現金が帳簿と合ってこないということが起こります。

その際、原因が判明するまで、簿記のルールでは現金過不足という科目で処理しておきます。

そして、決算になって依然原因不明な現金過不足があれば、精算表を作成する時点で適切に処理しなければなりません。

今回は、その処理の仕方を勉強していきましょう。

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現金有高と帳簿残高の差異は簿記では現金過不足勘定で処理する

簿記では、あらゆる取引を仕訳し、帳簿に記帳していきます。

そして、各帳簿から総勘定元帳に転記された、会計期間1年分の勘定科目をそれぞれ集計して、決算で営業成績や財政状況を明らかにするわけです。

しかし、冒頭に述べたように、何かの加減で現金が帳簿と合わなくなる場合があります。

その時は、一時的に現金過不足勘定を用いて処理しますが、決算までにその原因がわからなかった場合、現金過不足のまま残しておくわけにはいきません。

そこで、精算表作成の際に現金過不足勘定があった場合には修正し、雑収入や雑損に振り替える決算修正仕訳をします。

これによって、帳簿残高より現金が多い場合は雑収入として営業外収益に繰り入れ、少ない場合は雑損として営業外費用に繰り入れるのです。

では具体的に、どのような場合に現金過不足が発生するのでしょう。

最近は現金を受け取るような店舗の多くでは、レジスターはPOSレジになっていますが、そうでない場合、つり銭を渡し間違えたりすることがあります。

そうすると、売上金の合計と、帳簿上の現金有高の間に差額が発生しますね。

また、仕訳をする際に、領収証の金額を誤入力してしまうこともあります。

他にも、1つの取引自体を仕訳し忘れる場合もあるでしょう。

このような場合、まずはその日のうちに原因を突き止めるようにしますが、どうしてもわからない場合は、現金過不足勘定を使用することになります。

現金が多い場合の現金過不足による簿記の仕訳例

では、一例として帳簿残高100,000円に対して、現金有高が102,000円だった場合の仕訳を見ていきましょう。

まず、違いが発覚したけれど、その原因がわからなかった場合の簿記の仕訳は、次の通りです。

(借方)現金 2,000 / (貸方)現金過不足 2,000

現金が増加しているので借方が現金となり、相手方を現金過不足勘定で処理するわけです。

そして、もしその後に現金有高が多い原因がわかった場合は、現金過不足を原因となった勘定科目に振り替えます。

例えば、1,000円は現金売上の計上漏れであるとわかった場合、仕訳は次の通りになります。

(借方)現金過不足 1,000 / (貸方)売上 1,000

売上の発生は貸方になり、相手方は以前に現金過不足で処理しているため、借方に現金過不足を持ってきて、相殺します。

これによって、残る不明金額は1,000円となりました。

これが、もし決算まで不明のままであった場合、決算準備の段階で決算整理仕訳を行い、精算表に反映させなければ決算はできません。

精算表を作る時点で現金過不足を処理する簿記のルール

このように、期末になったら、決算のために決算整理仕訳を行うのは簿記のルールです。

これは、期中の取引では、やむを得ず不完全な処理をしなくてはならないことがあるためです。

現金過不足もその1つです。

また決算では、収益や費用が1年という会計期間内のものであるかどうかや、保有資産の価値を見直さなければなりません。

そのため、減価償却の処理であったり、有価証券の評価であったり、未収入金や未払金などの決算整理仕訳が必要になってくるのです。

ちなみに、現金過不足の決算整理仕訳は、前述の例の不明金額1,000円の場合、次のようになります。

(借方)現金過不足 1,000 / (貸方)雑収入 1,000

これは、原因のわからないお金が1,000円多くあるわけですから、売上ではないその他の営業外収入として、現金過不足を雑収入に振り替える仕訳です。

これによって、もともと2,000円あった不明金が、売上と雑収入に仕訳され、現金過不足勘定は相殺されて0になりました。

このようにして、現金過不足という一時的に使用する勘定科目を、正式な勘定科目に振り替えて、初めて決算ができるのです。

そして、次にこれらを精算表に転記していきます。

精算表の作成はまず試算表から

精算表の作成は、まず試算表からです。

試算表は、総勘定元帳の勘定科目をそれぞれに集計した一覧表で、貸借の金額が同じであるかどうかを確認するために作ります。

簿記には貸借平均の原理というものがあり、借方と貸方の合計は必ず一致するはずだからです。

よくあるのが、借方と貸方を逆にしてしまう仕訳の間違いで、そうすると貸借の金額に差が出てきます。

そこで、まずは間違いを探して訂正しなければなりません。

そして次に、試算表の勘定科目の中に、現金過不足という勘定科目がある場合、前述のように決算整理仕訳を行い、修正欄にその仕訳を転記していきます。

例えば、試算表の貸方に現金過不足が残っていた場合、決算整理仕訳は借方が現金過不足で、貸方が雑収入になります。

その仕訳を、修正欄の現金過不足の借方と雑収入の貸方にそれぞれ転記していきます。

次に、試算表の金額に修正欄の金額を加減して、損益計算書や貸借対照表欄の該当欄にそれぞれの勘定科目の金額を転記して、精算表が完成します。

つまり、現金過不足は試算表では貸方残でしたが、修正欄で借方に金額が入った時点で相殺されて0になり、決算書には反映されません。

代わりに損益計算書の雑収入の貸方残が増えることになります。

ちなみに精算表にもいくつか種類がありますが、試算表、修正欄、損益計算書、貸借対照表という並びのものを、8ケタ精算表と言います。

現金が少ない場合の現金過不足勘定の使い方

では逆に、帳簿残高より現金有高が少ない場合はどのようになるのか見ていきましょう。

先ほどの処理が理解できていれば、その逆を行うだけなので簡単です。

帳簿残高100,000円に対して、現金有高が98,000円だった場合の仕訳は次の通りです。

まず、現金の不足が発覚した際は、次のような仕訳をします。

(借方)現金過不足 2,000 / (借方)現金 2,000

次に、現金が足りない原因の1つが、支払手数料の未計上であった場合の仕訳は、

(借方)支払手数料 1,000 / (借方)現金過不足 1,000

のように、正しい勘定科目を用い、相手方を現金過不足として処理します。

そして、決算になってまだ一部の現金過不足の原因が不明のままであれば、決算整理仕訳を行います。

(借方)雑損 1,000 / (貸方)現金過不足 1,000

これによって、もともと不足していた2,000円が、支払手数料と雑損に仕訳されました。

試算表では、現金過不足は借方に1,000円残っていましたが、精算表の修正欄の貸方に1,000円を転記することで、相殺されて0になります。

代わりに、雑損の貸方残が1,000円増えることになり、これで正しい勘定科目に振り替えられたわけです。

このように、たとえ現金の過不足が発生したとしても、一時的に過不足を処理する勘定科目が存在しています。

そして、最終的には決算で、営業外収益や費用に振り替えるというのが、簿記の正式な処理になります。

精算表までとは言わないが簿記の基本ルールは知っておくべき

今回は、簿記のほんの一部ですが、現金有高が帳簿上の残高と合わなかった場合の処理について見てきました。

本来、特に法人では、現金の違算はあるべきではありません。

しかし、すべての現金を経理のエキスパートのみが扱うという訳にはいきません。

従って、現金過不足というのは、便利な勘定科目というだけでなく、なければ処理が滞る特殊な勘定科目だと言えそうです。

このように、簿記には一定のルールがあり、ルールに従って初めて正しい決算や納税ができます。

そして、精算表までとは言いませんが、このようなルールは、決して知っておいて損になることはありません。

例えば、アベノミクスによる働き方改革などで、副業を行う会社員の皆さんもたくさんいらっしゃると思います。

中には、投資などで利益を得ておられるサラリーマンの方もいらっしゃると思いますが、なにかしら副収入があれば確定申告が必要となります。

そして、2014年から個人事業主など白色申告の方にも、複式簿記ではありませんが、簡易の帳簿付けが義務化されましたね。

このようなことからも、経理の仕事に従事していない人でも、自分の財産を守り、正しく納税するためにも、簿記や納税の知識が必要ではないでしょうか。

簿記ができれば確定申告も怖くない

私は、10年以上経理の仕事に従事していましたが、それでも確定申告はなかなか手ごわいものだと思います。

収入の種類によって税率も変わりますし、何が経費として認められるのかも不確かです。

ただ、多少は簿記のルールを知っているため、何とか自力で確定申告をすることができています。

皆さんも、機会があれば帳簿付けや申告書作成にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。