家賃を受領したら領収書はどうする?但し書きにはどう書く?

大家さんにとって、家賃を毎月きちんと受領することはとても重要ですよね。

しかし、その際、領収書の発行はどうしていますか?

引き落としにしていても入居者が領収書の発行を希望したら、どうすればよいのでしょうか。

今回は、家賃を受領した際の領収書の必要性や、但し書きの正しい書き方などをご紹介していきます!

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家賃の受領と領収書の関係

今回は、家賃の受領と領収書についてのお話です。

まずは、家賃の受領がどんな変遷をたどってきたのかというところから始めていきます。

昔は、銀行口座からの引き落としや振り込みといったことができなかったので、家賃のやりとりと言えば、物件の入居者が直接大家さんに家賃を手渡ししていました。

しかし、その場合でも、「通い帳」と呼ばれる小さな家賃通帳に受領した日付と「〇月分として」の但し書きをし、大家さんの印鑑を押してもらう程度だったと思われます。

領収書を出すことは、ほとんどなかったのではないでしょうか。

そして現在、家賃を手渡しするケースは、防犯や手間の面からほとんどなくなりました。

数万円の現金を持って歩くのは危険ですし、大家さんがいなければ再度出直すことになり面倒だからです。

家賃は銀行口座から引き落とすというスタイルが一般的になったことで、入居者も大家さんも楽になりました。

また、口座からの引き落としであれば、通帳に記録が残ります。

言ってみればそれが家賃を支払っていることの証拠(証明)になるので、入居者から「家賃の領収書が必要だ」と言われない限り、出すことはないでしょう。

入居者から家賃の領収書を求められるケースとは?

先ほどは、家賃の領収書を出すことはほとんどないとお伝えしました。

しかし、ごくたまに「家賃の領収書が欲しい」と言う入居者もいます。

それはなぜなのでしょうか。

入居者から家賃の領収書を求められるケースとしてまず考えられるのが、「デイトレーダーになったために家賃の領収書が必要になった」というケースです。

近年は株が流行っていて、普通の会社員や主婦、学生までもが行なっています。

そして、デイトレーダーとは、株のデイトレードで主に生計を立てますが、その場合、毎年確定申告をする必要がありますよね。

その際に、家賃の領収書も添付書類として必要になるのでしょう。

また、以前使っていた「通い帳」の習慣が抜けず、その代わりとして家賃の領収書を求める人もいるようです。

この場合は、「通い帳」がなくなったことで手元に情報が残らず、いつ、何月分までの家賃を払ったかわからないのが不安なのでしょう。

領収書を書くのを面倒に感じる大家さんも多いでしょうが、その場合には快く、但し書きまできちんと書いた領収書を出してあげましょう。

後になって、家賃を払った・払わないでトラブルになることも避けられます。

領収書の「但し書き」とは何?

入居者から家賃の領収書が求められるケースがあるということが分かったところで、ここでは領収書について詳しく見てみましょう。

辞書によると、領収書は「代金の受取人が支払い者に対して、何かの対価として金銭を受け取ったことを証明するために発行する書類」とされています。

これが、「いつ、その金額を確かに受領した」という証拠になるので、お金のやり取りをする上でとても重要なものです。

そして、領収書には、

・相手の氏名(名字だけのこともある)
・受領した金額
・受領した日の日付
・但し書き
・入金の仕方(現金・小切手など)
・自分の住所・氏名

などを記載します。

ここで気になるのが、「但し書き」ではないでしょうか。

但し書きというのは、そのお金を受領した理由です。

確定申告では、「どんな名目のお金なのか」をはっきりさせる必要があります。

それによって、税務署でそのお金が本当に必要なお金(経費)なのかを判断することができるのです。

そのため、書き方がおかしい領収書については、本当に必要なお金であり、正しく使ったのだとしても経費として認めてもらえないことがあります。

しかし、それほど重要なものであるのに、正しい書き方はあまり知られていないように感じます。

次の章で、領収書および但し書きの正しい書き方についてお伝えします。

家賃の領収書の但し書き!正しい書き方とは?

領収書に書くときは、金額はもちろんですが、但し書きも正しく書く必要があります。

例えば、金額を書いたら数字の前に必ず¥マークを付け、後ろには線(-)を引きますよね。

もし、金額の前にも後ろにも何も書かなければ、前に数字を足したり、後ろにゼロを足したりして金額を変えることが簡単にできてしまいます。

それでは領収書の意味がありません。

そのため、正しい書き方が生まれたのです。

正しい書き方をすることで、誰かの手によって後から金額が改ざんされることを防いでいるのです。

但し書きでも同じことが言えます。

領収書の但し書きの正しい書き方は、「但し〇〇代として」と書くことです。

よく、但し書きに「但し〇〇代」とだけ書いてある領収書を見ることがありますが、この書き方では不完全です。

なぜなら、「として」がないと、「〇〇代」の後ろに誰がか文字を書き足すことができてしまうからです。

しかし、「として」まで書いてあれば改ざんできません。

但し書きにはきちんと「として」まで書きましょう。

ただ、家賃の場合は家賃代とは言わないので、「但し〇年〇月分家賃として」などと書くのが良いでしょう。

そして、家賃は毎月受領するので、いつの分なのかわからなくなりがちです。

何年の何月分なのかも忘れずに書いておきましょう。

但し書きのない領収書だとどうなる?

先ほど、領収書の正しい書き方をお伝えしました。

先ほどの説明で、但し書きにも正式な書き方があるということがお分かりいただけたことでしょう。

ですが、もし、但し書きのない領収書だったらどうなるのでしょうか。

インターネット上では、但し書きのない領収書を売買している人もいますが、良いことではありません。

なぜなら、但し書きがない領収書は、誰かが後からいくらでも都合よく改ざんすることができてしまうからです。

こうした改ざんを防ぐためにも、領収書を出す際は、但し書き(この場合は「〇年〇月分家賃として」)をきちんと書くことを徹底しましょう。

仮に、入居者から「家賃という但し書きのない領収書が欲しい」などと言われても、大家さんはそれに応じてはいけません。

但し書きに家賃と書かれていない領収書を入居者に渡せば、相手はそれを使って税金の申告の際に不正をするかもしれません。

後になってトラブルに巻き込まれないためにも、大家さんは「但し書きのない領収書は出せない」ということを、相手にきちんと伝えましょう。

領収書の控えは大事に保管!廃棄にも気を付けよう!

ここまで、家賃の領収書を出す際の但し書きの書き方などをお伝えしてきました。

しかし、家賃の領収書は出して終わりではありません。

領収書を出したら、その控えをなくさずにきちんと保管することも大家さんにとっては重要なことです。

領収書の控えも、家賃の受領があったことを証明する重要なものだからです。

領収書を出している相手が物件に住み続けているうちは、過去の分も全て保管しておいた方が良いでしょう。

そうは言っても、大家さんの家にも無限にスペースがあるわけではありませんよね。

領収書の控えを永久に保管するのは、ほぼ不可能です。

領収書の控えの保存期間には厳密な規定はないようですが、領収書を出していた入居者が退去してから5年以上が経てば、廃棄しても問題はないでしょう。

ただし、控えを廃棄する際には、注意が必要です。

金額や相手の名前、大家さんの住所や氏名なども入っているので、そのまま捨てるのはよくありません。

悪用されたりしないようにできるだけ、

・シュレッダーにかける
・細かくなったゴミはいくつかの袋に分けて捨てる

などの配慮が必要でしょう。

入居者から希望があったら領収書を出そう!

今回は、家賃の受領と領収書についてご紹介しました。

家賃を銀行口座からの引き落としにしていても、領収書を求められることがあるのですね。

入居者から家賃の領収書がほしいと求められたら、但し書きをきちんと書いて出してあげましょう。

そして、その控えをしっかり保管しておくことも忘れないようにして下さい。