賃貸契約書や口座振替依頼書など、さまざまな契約書を作成する際に署名捺印をすることになりますが、「どこに押せばいいの？」と疑問に思う方もいます。
また、位置の他にも、失敗したらどうすればいいのか、失敗しないようなコツはあるのか、気になりますよね。
署名捺印に関する豆知識とあわせて、ぜひ参考にしてください。
署名捺印の意味って？正しい位置はあるの？
署名場所で悩むことはあまり無いと思いますが、契約書の形式によっては、捺印の場所で迷うこともありますよね。
これについては、印鑑を捺印する位置については、そこまで細かくチェックされることはありませんので、ご安心ください。
枠内にきれいに押してあれば、有効と見なされることになっています。
印鑑は、押してある場所が少しずれていたとしても「この書類は私が作りました。」ということをあらわすためのものですので、問題はありません。
特に、認印なら気軽に押せるのではないでしょうか。
名前の最後の字に印鑑が重なるように押すのか、かからないように押すのか、「印」の字の上に押すのかずらして押すのか教えられることもありますが、厳しいルールはありません。
ちなみに、文字にかかるように押すことには、印鑑の複製や偽造を防ぐためだとも言われていますが、今は技術が進んでいます。
文字にかかっていようがいまいが、複製したいと思ったら簡単にできてしまいますよね。
一方で、口座振替依頼書などの銀行印や、実印が必要な契約書の場合は、押し方には注意が必要です。
全体に均等に朱肉をつけて、ぶれたりせず、はっきりと押すことが重要です。
捺印する時に注意する、位置よりも大切なこと
口座振替依頼書に署名し、登録された印鑑で捺印する場合には、署名欄と捺印欄は分かれていると思いますので、それぞれの位置に押せばいいだけです。
銀行印は、銀行で照合されますので、きれいに押さなければいけません。
1ヶ所でも欠けていると、戻ってきてしまうかもしれないからです。
また、実印などを押す場合も、文字にかかってしまったり、判別できなかったりすると、役所で照合する際に認められないことがありますのでご注意ください。
不動産の取引などの際にも、実印は欠かせません。
ですから、確認しやすい正しい位置に、しっかりと押してください。
もし、間違った印鑑を押してしまったり、何度も押し直して汚くなってしまったら、もう一度新しく書類を作り直さなければいけません。
汚いままで提出してしまうと、人柄も疑われてしまうかもしれませんので、署名捺印は丁寧に行いたいですね。
捺印に関する豆知識
契約書に署名捺印する際に、なぜシャチハタではダメなのか、疑問に思ったことはありますか？
ここでは、その理由を紐解いてみたいと思います。
・シャチハタのインクは劣化しやすい
朱肉と違ってシャチハタのインクは古くなると劣化しやすく、長期的に保管される書類には向いていません。
印影が消えてしまう可能性があるのです。
・シャチハタはゴムでできている
ゴムは時間がたつと変形したり欠けたりして、形が崩れてしまいがちです。
そのため、きちんと形を保たなければいけない実印や銀行印に採用するには向きません。
上記の点から考えると、シャチハタが捺印には使用できないことが分かっていただけると思います。
シャチハタはあくまでも、簡易的で短期的な書類用のハンコ、という位置づけなんですね。
ちなみに、「印鑑」、「印章」、「ハンコ」の違いですが、ハンコ本体のことを「印章」「ハンコ」といい、押した印影を「印鑑」というのがもともとの呼び方です。
ですが、今ではだいたい同じ意味に受け取られますので、「印鑑を押す」というふうに言っても通じますよね。
署名捺印に失敗したらどうする？押し直す位置って？
捺印の位置や、シャチハタではダメな場合の理由についてご説明してきましたが、印鑑の捺印に失敗した場合は、どう訂正すればいいのでしょうか。
署名についても、訂正印を押して書き直したりして見づらくなる場合がありますが、何度も押し直した捺印は見苦しいものです。
法的に効力を持つ書類の場合は特に、きれいに仕上げる意識を持たれるといいですね。
さて、捺印の失敗の際の訂正方法ですが、間違えて押した印鑑と重ならないように、ずらして押すのが正しい方法です。
捺印欄が小さい場合は、空いているスペースに押せば大丈夫です。
この際に重なってしまうと、照合できませんので、気を付けてください。
またくれぐれも、間違えた印鑑を二重線で消しただけで提出しないでください。
その横に誰かが捺印してしまったら、それが本人の意思であると誤解されてしまいます。
もちろん修正液や修正テープも使用できません。
そして、訂正は一度だけにしましょう。
何度も押し直してあると、汚い印象になってしまいますよね。
署名捺印に失敗しないコツ
では、署名捺印を美しく仕上げるコツについて考えてみましょう。
何度も書き直すのは大変ですから、できれば1回で済ませたいですよね。
〇署名をきれいに書くコツ
・緊張しないように他の紙で練習
契約書を担当者の前で書いていると、少し緊張してしまい、普段は絶対に間違えないはずの自分の名前を書き間違えてしまうことも少なくありません。
新婚さんなら、旧姓を書いてしまうこともありがちです。
リラックスして、他の紙などに書いてみてから署名すれば失敗は防げることでしょう。
また、あまりにもゆっくり書くと震えてしまうこともありますので、自然な速さで書くといいですね。
とはいっても、殴り書きはNGです。
署名をする位置を有効に使って、はじめに大きく書きすぎたり、逆にあまりにも小さく書きすぎたりしないようにしましょう。
〇印鑑をきれいに押すコツ
こちらは「慣れ」の部分が大きいのですが、朱肉の量と押し方を覚えれば、成功しやすいものです。
朱肉は付けすぎず、軽く付けてみてください。
また、若干斜めにハンコを紙に付けていき、全面がしっかり付いたら、少し重心を回すような意識で押してみましょう。
また、捺印マットやノートなどクッション性があるものを下敷きにすると押しやすくなります。
署名捺印は本人以外でも大丈夫？
署名捺印の位置やきれいに仕上げるコツをご説明してきました。
これで、契約書の作成は大丈夫ですね。
最後に、賃貸契約書において、署名捺印は代筆でもできるのか、簡単にご説明していきます。
不動産経営をされていると、高齢者の方から代筆を頼まれることもあるかもしれませんので、知っておきましょう。
〇代筆は本人の意思が確認できれば可能
本人の意思によって代筆した、という証拠が残せれば、代わりに署名することもできます。
その方のご家族に同席してもらって立会人になってもらったり、状況を動画撮影したり、音声を録音したりして、後々、契約書が無効にならないような手立てを考えてください。
印鑑は、必ず実印でなければいけませんし、印鑑証明書があればなお、いいでしょう。
これで、その方が意思確認できなくなった際に、親族などが「本人が書けるはずは無いから無効だ」と言ってきても、契約書の効力は証明されます。
契約書はきれいに仕上げよう
署名捺印だけに限らず、他の項目を書く場合でも、気持ちを落ち着けて丁寧に書くことをおすすめします。
契約書の多くは長期的に保管するものですし、他の人も目にしますから、乱暴だったり汚いと、眉をひそめられても仕方ありませんよね。
また、実印は法的な効力を持ちますから、きれいに押して、大切に保管しておきましょう。
