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アパートの管理会社に電話をかけたい!正しい電話の仕方

2019.4.23

あなたがアパートに住んでいて、隣の騒音がひどい場合など、管理会社に電話で連絡したい場合があるかもしれません。

そのような場合、管理会社の電話番号を知らないなど、どのように対応すればいいのか困ってしまうこともあるかもしれません。

ここでは、管理会社との関わりで起こりうる問題や、正しい電話の仕方をお伝えしていきます。

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アパートの管理会社の役割とは?

アパートなど賃貸物件を借りる場合、管理会社が設定されている場合があります。

その管理会社ですが、その役割をご存知ですか?

管理会社は、アパートなどの賃貸物件の管理・運営を行う役割があります。

賃貸物件を維持するために、点検をしたり、掃除を行うなどの業務をしています。

また、賃貸物件には、いろいろな人が住んでいます。

住人同士のトラブルは多く、入居者からのクレームを受け付けたり、家賃の出納を管理したりする業務も管理会社にはあります。

ですから、もし隣の騒音などで苦情があり、直接隣人にいうことを控えたい場合などは、管理会社に電話することになります。

クレームなどの電話は、大家さんや不動産会社ではなく、管理会社に電話するのが一般的です。

クレームでの電話の仕方には注意しましょう。

アパートの管理会社の番号が分からない!どうやって調べる?

あなたがアパートに住んでいて、「管理会社に電話をしたいのに電話番号が分からない」とします。

その場合、どうすればいいでしょうか?

まず、1番簡単な方法は、管理会社の名前を知っていれば、「ネット検索して調べてみる」ことです。

検索で分かった場合は、携帯の電話帳などにすぐ登録しておけば安心ですね。

次に、身近なところで、「アパート入り口などにある掲示板に電話番号がないか」確認してみましょう。

もし、大家さんがいる物件であれば、「大家さんに聞いてみる」のも簡単な方法です。

また、「不動産会社に確認する」のもいいでしょう。

それらの方法がダメな場合、次に試していただきたいことは、「賃貸借契約書を確認する」ことです。

そこには、貸主と共に管理会社が明記されているはずです。

他には、「管理会社からの郵便物がないかどうか」確認してみるという方法もあります。

例え、その郵便物に会社名と住所だけしか掲載してなくても、そこからネットなどで検索することができるはずです。

次項では、アパートの管理会社にする電話の仕方での注意点をお話しします。

アパートの管理会社への電話の仕方で注意すること

アパートの管理会社の電話番号を無事に手に入れたとしても、自分の都合だけで、突然電話をかけるのは避けたほうがいいかもしれません。

緊急の場合は仕方ありませんが、急ぎでない場合、失礼のないように電話する必要があるからです。

ですから、ここではアパートの管理会社への電話の仕方で注意することをお伝えしていきます。

まず、「電話をかける時間帯」です。

24時間対応している管理会社もありますが、緊急でない場合は、なるべく日中に電話をかけるようにしましょう。

電話をかけたい場合は、管理会社の営業時間をネットなどであらかじめ調べてから電話をかけることをおすすめします。

次に、「管理会社の電話番号が分かったら、携帯の電話帳に登録」しておいてください。

そうすれば、こちらからかける場合、番号を探したり入力する手間が省けますし、緊急で管理会社から電話がきた場合に、すぐ表示が出て安心です。

人によっては、知らない番号から電話がかかってきた場合、電話にでなかったりすることもありますよね。

ですから、事前に電話番号は登録し、大事な電話を取り損ねることのないようにしましょう。

管理会社に電話をかけるのはどのようなとき?

アパートなどの賃貸物件で、管理会社に電話で連絡したい場合の事例として、次のようなことが考えられます。

例えば、鍵をなくしてしまった、網戸が壊れてしまった、シャワーが止まらない、などのトラブルがあった場合です。

特に、鍵をなくしてしまった場合は、家の中に入ることができないので、すぐに対応してもらう必要があります。

ただし、合鍵を持っていない管理会社もあることから、すぐに鍵を手に入れることは難しいかもしれません。

だからといって、鍵をなくしたことを連絡しない理由にはなりませんので、なくしてしまった連絡は必ず入れるようにしましょう。

他に、管理会社に連絡したい事例として、住人同士の問題があります。

例えば、隣の騒音や、子供の迷惑行為などのクレームを伝えたい場合です。

本来なら、当人同士でうまく話し合いがつけばいいのですが、ほとんど知らない相手に直接クレームを入れるのは少し勇気がいりますよね。

そのような場合は、管理会社に電話で相談するのがいいでしょう。

アパートの管理会社にクレームを入れる場合の電話の仕方は、次項でお話しします。

管理会社への電話の仕方!クレームを入れる場合

ここでは、アパートの管理会社にクレームを入れたい場合の、電話の仕方についてお話ししていきます。

管理会社との話をスムーズに進めるために、「あらかじめ話しておく内容はまとめておく」ことが大事です。

管理会社から確認されることは、

・名前
・アパート名
・何号室か
・困っている内容

です。

入居してすぐだとアパート名がうろ覚えの場合があるかもしれませんので、しっかりと確認してから電話をしましょう。

なお、クレームを言ったのが自分だと分かって欲しくない場合は、そのことを伝えることも忘れずに行ってください。

次に、大事になってくるのは、「話し方」です。

クレームを入れる場合は、ついつい感情的になってしまいがちです。

管理会社の相手も人間ですから、あまりけんか腰に話してこられると困ってしまうことでしょう。

クレームを入れる場合は、クレーム内容を「簡潔に分かりやすく」を心掛けてください。

また、管理会社によっては、メールを受け付けている場合があります。

メールなら、文書として内容が残るので確実です。

そして、電話でもメールでも、「どうしたいのか」という要望を最後にきちんと伝えることが大切になってきます。

回答が早く欲しい場合は、回答期限を設けるなどしてもいいですね。

管理会社からの電話の仕方!クレームを受けた場合

もし、アパートの管理会社から直接電話でクレームを受けたとします。

その場合の電話の仕方について、お話をしていきます。

まず、管理会社からクレームを受けた場合、その内容をよく確認してください。

それが、他の住人からのクレームであった場合、自分に当てはまるのかよく確認が必要です。

中には、他の住人が起こしている騒音などを、クレームをした住人が勘違いして連絡してくる場合があるからです。

その場合は、慌てず、思い当たる住人が他にいるのであれば、その旨を伝えましょう。

次に、クレーム内容が自分に当てはまる場合です。

その場合は、すぐに謝罪を入れることが大事です。

また、クレームを入れている住人がどういう状況なのか、できれば確認しておくといいですね。

不安があれば、管理会社の方に今後の対応を相談してみましょう。

アパートの管理会社との電話は内容をしっかり伝えよう!

アパートの管理会社に電話をしなければならないことは、普通に生活していればあまりないことでしょう。

しかし、住人同士のトラブルなどでどうしても連絡しなければいけないこともありますよね。

ですから、ここでお話ししたことを参考にして、電話の仕方にも注意してみてください。

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