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アパートの管理会社に電話をかけるときのマナーや注意点は?

2018.10.21

アパートに住んでいる人は、暮らしの中で不明点があったり、トラブルが起きた際に、管理会社に電話をかけなければいけないときがあります。

はじめて一人暮らしをするというケースでは、いざというときに、「管理会社の営業時間や電話番号がわからない!」とパニックになってしまうこともあるでしょう。

そうならないためにも、この記事では、管理会社についての詳細や、電話をかけるときに必要なポイントなどをご説明していきます。

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知っておこう!「管理会社」ってどんな会社?

まずは、アパートを管理している「管理会社」について、詳しく学んでいきましょう。

そもそも、よく耳にする「不動産会社」と「管理会社」には、何か違いがあるのでしょうか。

一般的には、土地や建物を扱っている会社の総称を「不動産会社」と呼び、土地を所有したうえで売買する会社や、賃貸物件の仲介や代理をする会社など、様々な種類があります。

実はこの種類の中に、不動産の管理や維持に特化した業務を行っている「管理会社」も含まれています。

要は、違いがあるわけではない、ということです。

また、どこまでの範囲で管理をするかは、物件の規模やオーナーとの管理委託契約などによって変わります。

そして、管理会社の中には、アパートやマンションだけでなく、テナントや商業ビル、ショッピングセンターなどの管理を行っている会社もあります。

最近では、賃貸の仲介会社がそのまま管理を行っているパターンが増えてきており、管理体制も多岐にわたっています。

何かトラブルが起こった際には、管理会社に電話をすると対応してくれますが、24時間体制ではない会社もあるため、注意が必要です。

お部屋を借りる際には、「どのような会社がどんな管理を行っているのか」というところにも、目を向けてみると良いかもしれませんね。

アパートの管理会社はどんなことに対応してくれるの?

それでは実際に、アパートの管理会社は、どのようなトラブルに対応してくれるのでしょうか。

一部をご紹介していきます。

●部屋の設備トラブル

「トイレの水が止まらなくなった」「お風呂のお湯が出なくなった」といった水回りのトラブルなど、日常生活に不都合が生じてしまうケースに対応してくれます。

●建物・共有部のトラブル

「エレベーターが動かなくなった」「外壁が剥がれて落ちそうになっている」といった入居者全員に関わるトラブルにも対応してくれます。

●苦情・相談

騒音や悪臭問題などのクレームから、住居の悩みや不明点に関しての相談も受け付けてくれます。

管理会社は、こういったトラブルに対応してくれるのが一般的ですが、それぞれの契約状態によって、対応範囲は変わってきます。

入居する際に渡される契約書や説明書に、内容の詳細が記載されていることが多いので、管理会社に電話をかける前に、確認してみると良いでしょう。

また、「設備の修繕」については、住民が修理費用を負担しなければいけないパターンもあります。

いったいどのようなケースが当てはまるのでしょうか。

次項で詳しくご説明していきます。

住民が修繕費を負担するのはどんなケース?

前項でもお話しした通り、住居トラブルの多くは、管理会社に電話をすることで解決につながっていきます。

その中でも「設備の修繕」においては、修理費が住民負担となるケースがありますので、注意が必要です。

通常は、水道や給湯器・エアコンといった「生活に必要な備え付けの設備」が故障した場合、オーナー負担での修理となることが多いです。

しかし、「勝手に自分で修理して状態を悪化させてしまった」「故障したまま放置してしまった」というケースにおいては、住民側に責任があるとみなされ、修理費を負担しなければいけなくなります。

さらに、入居時の点検を怠ってしまうと、修繕費を請け負うことになるケースもあります。

ここで特に注目したいポイントは、「雨漏りなどによるカビの発生」です。

入居時にこれを見逃して、天井や壁の状態が悪化してしまうと、住居者が責任を負うことになりかねませんので、注意が必要でしょう。

天井や壁の変色やシミを発見した際には、すぐに管理会社に報告をして、指示を仰いでください。

このようなトラブルや異変を発見した際には、早めの連絡が必須ですので、アパート住まいの人は気をつけて生活しましょう。

アパートの管理会社の電話番号を探す方法

それでは、アパートでトラブルが発生して、「一刻も早く管理会社の連絡先が知りたい!」というとき、どうすれば電話番号を見つけることができるのでしょうか。

管理会社の連絡先を調べる方法は、いくつかありますのでご紹介します。

●契約書の確認

契約時の書類で「管理業者、管理の委託先」という項目が記載されているページを見つけましょう。

ここに会社名や住所・電話番号が載っているケースが多いです。

●共有スペースの確認

エントランスやお知らせ掲示板に、管理会社の連絡先が張り出されている可能性があります。

敷地内にある看板なども、一度確認してみましょう。

●仲介業者へ聞いてみる

もしも、契約書や説明書をなくしてしまった人は、部屋を契約する際にお世話になった「仲介業者」に問い合わせてみると良いでしょう。

物件の情報から管理会社を調べて、電話番号を教えてくれるかもしれません。

いざというときのためにも、管理会社の電話番号は、電話帳に登録したり、部屋のわかりやすい場所にメモを残しておくという備えが大切です。

また、どのページになにが記載されているのか、契約書や説明書によく目を通しておくことも重要です。

アパートの管理会社に電話をかけるときのマナー

実際に、アパートの管理会社に電話をかけるとき、どのようなことに注意すべきなのでしょうか。

いくつかご紹介しますので、見ていきましょう。

●定休日や営業時間に注意する

24時間サポート以外の場合は、契約書や管理会社のホームページなどをチェックして、営業日・営業時間の確認を行いましょう。

不動産業は、水曜日定休の場合が多いので要注意です。

●住んでいる物件名や住所を間違えずに伝える

管理会社に電話をすると、必ず聞かれる項目があります。

・物件名
・部屋番号
・住所
・住民の名前

これらの情報を間違えると、トラブル解決の妨げになってしまいます。

基本情報は、確実に伝わるように準備をするとスムーズです。

●メモ用紙とペンを用意する

管理会社から、何らかの指示がある場合がありますので、忘れずにメモ用紙とペンを用意しておきましょう。

また、修繕の日時などを指定されることもありますので、カレンダーやスケジュール帳を手元に置いておくことも必要でしょう。

管理会社が電話に出ないときどうすれば良い?

最後に、アパートの管理会社が営業時間内でも電話に出ない場合、どうすれば良いでしょうか。

なかなか電話がつながらないときは、電話をかける時間帯を変えてみましょう。

一般的に、お昼の休憩時間や夕方の帰宅時間は、電話回線が混みあいやすいといわれています。

こういった時間帯を避けることで、電話がつながることがありますので、試してみてください。

また、月末付近になると、手続きや解約に関する問い合わせが増えるので、電話がつながりにくくなる傾向があります。

どうしても電話がつながらない場合は、管理会社のホームページに記載してある、メールアドレスにメールを送ってみると、反応があるかもしれません。

さらに、時間に余裕のある場合は、手紙を送ることも検討してみましょう。

手紙を送ってくる人は少ないため、受け取り側も印象に強く残りますし、物的証拠にもなります。

管理会社がなかなか対応してくれないケースには、有効な手段です。

管理会社と連携し、快適なアパート生活を!

アパート暮らしでトラブルが発生したときに、すぐに管理会社の連絡先がわかるという人は、少ないのではないでしょうか。

いざというときに、すぐに電話ができるよう、事前に準備しておくことも大切ですね。

また、契約内容や条件を確認し、「どの範囲まで対応してくれるのか」ということを頭に入れておくことも重要です。

管理会社に電話をする際には、今回ご紹介したことを参考にしてみてください。

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