アパートでの苦情は手紙で伝えることが適切なのか?!

アパートのような共同住宅で生活をしていると、上下左右に住む人の音や話し声、泣き声など気になることがあると思います。

度を過ぎたものに対しては、相手に伝えて改善して欲しいと思いつつも、どのように伝えれば伝わるのか分からない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ここでは苦情を手紙で伝えることのメリットやデメリット、手紙を出す時の注意点、受け取ってしまった時の対処法についてお話していきたいと思います。

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アパートにおいて苦情を手紙で伝えるメリット

苦情を手紙で伝えるメリットの一つは、落ち着いた文面で警告出来る点にあります。

直接言いに出向いて行けば、感情的になってしまったり、思っていることをきちんと伝えられないようなこともありますが、文字にすることで自分自身も冷静になることが出来るのです。

何に困っているのか、どのように改善して欲しいのか、文字にして明確に伝えることで、相手側にも内容がきちんと伝わります。

また、手紙で伝えることによって匿名性があるのもメリットです。

もちろん『上からの足音がうるさくて困っています』というような内容の苦情であれば、名前を書かなくても階下の住人からの苦情であることが分かってしまいますが、内容次第では誰が書いて来たのか分かりません。

面と向かって苦情を言ってしまえば、同じアパートに住んでいる以上、今後の生活で気まずい思いをしてしまいます。

相手によっては、逆恨みをされてしまう心配も出てくるかもしれません。

手紙は苦情を伝える側の安全安心を守りつつ、困っていることを明確に相手側に伝えることが出来る手段であると言えるでしょう。

アパートにおいて苦情を手紙で伝えるのが有効でない例(デメリット)

苦情を手紙で伝える、という手段では効き目がない場合もあります。

例えば、現在進行形の騒音に対する苦情です。

学生がアパートの部屋に大勢友達を呼んで大騒ぎをしているとします。

これに対して迷惑に思い、苦情を書いて投函しても、相手側がすぐに読んでくれる可能性は低いです。

恐らくその日は大騒ぎが続き、改善されることはないでしょう。

つまり即効性を求める場合は、手紙で苦情を伝えることは有効ではありません。

そして相手側の住人が、ドアポストや郵便受けにたくさんの郵便物をそのままにしているようなタイプである場合も、効果は期待出来ません。

いつ読んでくれるか分かりませんし、他のいらない郵便物と一緒に破棄されてしまう可能性があるからです。

このような相手に手紙で苦情を伝える場合は、ドアを開けたら気付くようにドア自体に手紙を挟むなどの対策が必要です。

アパートにおいて苦情を手紙で伝える時の注意点

苦情を手紙で伝える時には、簡潔に分かりやすい文章で書くことが大切です。

せっかく書いても相手側が読んで、何に対して苦情を言われているのか、どのように改善して欲しいのか、伝わらなければ何の意味もありません。

・何に困っているのか

騒音であれば、足音が聞こえる、泣き声が聞こえる、ピアノの音が聞こえるなど具体的に音の種類を書きましょう。

・1日の中でどの時間帯に聞こえてくるのか

朝方なのか、夕方なのか、夜なのか、時間帯を伝えることで相手側も対策がし易いです。

・どのように対処して欲しいのか

窓が開いているせいで聞こえる騒音であるならば、窓を閉めて欲しい。

夜の子供の足音がうるさいのであれば、夜は静かにさせて欲しい。

具体的に示すことでより改善されやすくなります。

そして何より大切なのは、『相手への配慮』です。

苦情を言われたくて行動している人はいないでしょう。

止むにやまれない事情があったり、気付いていないだけである場合も多いのです。

子供による騒音であるならば、『お子さんも元気なお年頃で親御さんも大変かとは思うのですが』などという配慮ある言葉を足すことで、相手側の受け取り方も変わります。

素直に申し訳なかったな、気をつけないといけないなと思ってくれる書き方をするのが大切です。

頭ごなしにこちらの要望をぶつけるのではなく、同じアパートに住む住人同士なのですから、相手に寄り添う配慮も必要でしょう。

アパート住人(匿名)から苦情を伝える手紙を受け取った場合の対処法

匿名の手紙というのは受け取る方にとってはとても怖いものです。

明らかにアパート住人からの手紙であることは分かっていても、誰が出したのか分からないとあっては、気になりますし不安になります。

しかし、苦情の手紙を出す側が匿名にした理由は、自分が出したと分かってしまうことで気まずい思いをしたくない、逆恨みされたくないという思いからです。

相手を怖がらせたいわけではありません。

受け取った側としてやらなければならないのは、対処して改善することだけです。

騒音による苦情であれば、防音対策を行い、苦情の元となっている音が明記されていれば、その音を出さない努力をしましょう。

また、苦情内容によっては手紙を出したご家庭だけでなく、言わないだけで他のご家庭も気になっているのかもしれません。

アパート住人に外で会った時はご挨拶と共に一言添えると良いでしょう。

『いつもうるさくてすみません』

『気を付けますが余りに響く時はおっしゃってください』

言葉を添えて、周りへの配慮を示すことで、同じ騒音であってもお相手側の受け取り方が変わる場合もあります。

周りと常日頃からコミュニケーションを取っておくことは、アパートのような共同住宅に住む以上とても大切です。

アパート住人(差出人名有り)から苦情を伝える手紙を受け取った場合の対処法

苦情の手紙を出す場合、匿名で出すことも可能です。

にもかかわらず、同じアパート住人から、あえて差出人書かれている苦情の手紙を受け取ったとします。

その場合、お相手側は嫌な人だと思われたり、逆恨みされるリスクを背負ってでも、何とか解決したいとの思いをお持ちであることを察することが出来ます。

それに対して、受け取った側も誠意ある対応を取るべきです。

伝える方法として手紙を使われていますので、こちらも手紙でお返しするのが良いでしょう。

苦情内容に対するお詫び、苦情内容を改善するために行う対処法(足音への苦情であればスリッパを履く、防音カーペットを敷くなど)をきちんと書面でお伝えしましょう。

謝罪と対処法を伝えることで、苦情を出したお相手側も安心されますし、誠意が伝わります。

直接謝罪に行きたいと思われる場合は、お手紙を出した後、対処法を実行した上で、訪ねる方が良いです。

ご迷惑をおかけしたお詫びと共に、対処法を行なったこと、それでもまだ騒音が気になるようであれば伝えていただきたいという思いを、直接伝えに行かれたらいいかと思います。

何の対処もしないまま直接謝罪に出向いても、改善されなければお相手側にとっては何の意味もありません。

苦情を出した側が望んでいるのは謝罪以上に改善です。

アパート住人への苦情を管理会社に伝える場合

同じアパートに住む以上、手紙であっても苦情は言いにくいと思われる場合は、管理会社や大家さんなど第三者に介入して貰うのも一つの方法です。

しかし、管理会社に連絡しても、なかなか対応して貰えないという声も聞きます。

きちんと対応してもらい易くするため、管理会社に苦情を伝える時は、いくつかのポイントがあるのです。

・騒音の被害情報を詳しく伝える

何時頃に、どのような音が、どれくらい続いたのか、日々の生活の中でメモをしておきましょう。

管理会社に出向くにしても、手紙を書くにしても、メモを取っておくことで具体的に被害を伝えることが出来、管理会社側も対応がし易くなります。

・結果報告を求める

苦情を伝えてくれるよう頼んでも、頼みっぱなしでどうなったのか分からないという場合は多いです。

きちんとした対応を促すためにも、どのように動いてくれて、それに対してお相手側がどんな対処をしてくれるようになったのか、きちんと報告してくれるようお願いしておきましょう。

・管理会社の方に苦情の原因を実際に確認してもらう

騒音による被害であれば、騒音が酷い時間に訪問してもらい、どのような音がどの程度響いているのか、実際に確認してもらってください。

電話や手紙では伝わらないことも、実際に体験してもらうことで共感を得ることが出来、素早い対応に結びつく場合があります。

苦情を伝えて問題解決へ!手紙を活用しよう

手紙で苦情を伝えるという方法は、書き手にとっては感情的にならず、自分の伝えたいことを明確に伝えられる手段です。

受け取り手にとっても、手紙を投函されることは、自分が気が付いていなかったことを教えてくれ、改善する余地を与えてくれるものだと思います。

同じアパートに住む者として、お互い快適な生活を送るためには、時には手紙という方法も活用していくといいのではないでしょうか。