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アパートを退去する際の大家さんや管理会社への電話のかけ方

2019.2.20

転勤や引っ越しで、今住んでいるアパートを退去することになった人も大勢いますよね。

みなさんは、退去の際にお世話になった大家さんに電話などで挨拶する予定ですか。

「立つ鳥跡を濁さず」ということわざのように、退去の際も良い印象で新天地に旅立ちたいものです。

そこで、大家さんや管理会社へのスムーズなコンタクトの取り方をお教えします。

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アパートの大家さんや管理会社の電話番号が不明の時

色々な都合で、アパートの住み替えを経験する人は多いですよね。

アパートの大家さんや管理会社にいざ連絡しようと思っても、電話番号がわからないというケースもあります。

普段の生活では何かトラブルが起きない限りは、大家さんや管理会社に連絡することはありませんからね。

もしも、連絡先がわからない時は以下の方法で電話番号を調べてみましょう。

・賃貸借契約書を確認する

・賃貸物件に設置されている掲示板を見てみる

・管理会社から毎月届く家賃の請求書などの郵便物を見てみる

・隣の住人に聞いてみる

管理会社に電話をする場合に、なかなか電話が繋がらないこともあります。

すぐに電話が繋がらないと、イライラしてしまいますよね。

そういった場合は、電話をかける時間帯を変更してみましょう。

管理会社にも問い合わせの電話が多い、とても忙しい時間帯があります。

ですから、あえてその時間帯を外しましょう。

混雑する時間は、週明けの月曜日、営業開始直後、営業終了直前、夕方18時頃です。

アパートの大家さんや管理会社への電話連絡はスムーズに

アパートの退去が決定したら、部屋の契約を解約するために「退去の連絡」が必要です。

アパートなどの賃貸物件の退去連絡は、大家さんか管理会社のどちらかに電話連絡することになります。

基本的には現在契約中の物件の管理会社になりますが、大家さんへ連絡する場合もありますので、賃貸借契約書などを確認してみましょう。

退去連絡は、地域差があったり、物件によっても異なりますが、引っ越しの1ヶ月前にはしておくようにしましょう。

どのように電話連絡をすれば、スムーズなやりとりができるのでしょうか。

当たり前のことではありますが、スムーズなコミュニケーションを実現させるために、以下のことをチェックしておきましょう。

●電話環境を確認しておく

途中で電波が悪くなって通話が不可能にならないように、電波の悪い地下などでの通話は、最初からやめておきましょう。

また、騒がしい場所も話が聞き取りにくいので避けてください。

●営業時間を事前に調べておく

管理会社の場合は、24時間365日対応しているところもあれば、平日のみや営業時間が短いところもあります。

管理会社のホームページから、営業時間を前もって調べておきましょう。

●大家さんや管理会社の電話番号を自分の携帯に登録しておく

物騒な世の中です。

そのため、知らない番号からの着信には慎重になったり、もしくは出ないこともありますよね。

大家さんや管理会社からの連絡にも電話を出ない…ということにならないように、携帯の電話帳に大家さんや管理会社の電話番号を登録をしておきましょう。

再度こちらから連絡する際にも、調べ直す手間が省けますよ。

アパートの大家さんや管理会社へ電話した際に聞かれること

アパートの大家さんや管理会社へ電話をかける前に、最低限準備しておくべきことをお伝えします。

大家さんや管理会社に問い合わせをすると聞かれることは、

・物件名(アパート名)

・住所

・部屋番号

・契約者名

などの、いわゆる本人確認事項です。

全て聞かれるかどうかはケースバイケースですが、個人情報などを扱う側からすると、本人確認はとても重要なことなのです。

自分が住んでいるアパートでも住所をスラスラ言えない場合もあるので、以上の事項は最低限答えられるように準備しておきましょう。

また、大家さんや管理会社から指示があることもあるので、メモの準備もしっかりしておきましょう。

具体的な電話の仕方は、

①「〇アパート〇号室の〇と申しますが、この度、〇月〇日に引っ越しをすることになったので、退去の手続きをお願いします。」と伝えます。

②「退去届はどこに、どのような方法で提出すればいいですか?」と確認してください。

退去届は退去連絡をした証拠として、トラブル回避のために必要な書類となります。

忘れずに提出するようにしましょう。

アパートを退去時の大家さんへの挨拶は電話でいいの?

礼儀を表すことで、人間関係を円滑に進めることができます。

今のアパートを退去してしまえば、大家さんとの関係もなくなります。

しかし、アパートを退去をする場合においても、挨拶の連絡を入れるのは礼儀です。

大家さんが近くに住んでいて、部屋の鍵を直接返却する際には手土産を渡しつつ、今までお世話になったお礼をしっかり伝えましょう。

遠くへ引越しをする場合には、退去の電話連絡をしたその日に、大家さんへ挨拶に行っておいたほうがいいでしょう。

大家さんが離れた場所に住んでいる場合もありますね。

そういった場合は、引越しする前日などに電話をかけて挨拶をしてください。

電話で挨拶する際に、気をつけて欲しいことがあります。

言葉の使い方ひとつで、人は相手に全く違う印象を与えるものです。

例えば、話の内容は相手のことを思いやるものであっても、言葉使いが乱暴で、無礼な言い方をしてしまえば、相手に良い印象を与えることはできません。

反対に、丁寧な言葉使いをすれば、言葉によって相手に不快感を与えることはありません。

大家さんは年齢を重ねた人の場合も多いです。

相手が気持ちよくなるような丁寧な言葉使いと、正しい敬語で、感謝の気持ちを伝えられるといいですね。

新居に引っ越ししたら大家さんに電話などで挨拶すべき?

今までお世話になったアパートの大家さんに別れを告げ、今度は引越し先で、これからお世話になる大家さんへの連絡が必要です。

最近では引っ越ししてきても、大家さんへ挨拶の電話連絡を入れない人も多いそうです。

しかし、やはり挨拶することはとても大事なことです。

アパートに住んでいて、部屋の設備などに何か不具合が起こるか起こらないかは誰にもわかりません。

もし、不具合が起きたら対応してくれるのは大家さんで、お世話になることになります。

第一印象は、今後のその人の印象を左右する重要なものです。

最初の悪い印象から良い印象に変えるのは、なかなか難しいことです。

人間は誰だって愛想の良い、感じの良い人が好きですよね。

大家さんと友好的なお付き合いをしておくと、困った時には快く助けてもらえるなどして、後々のアパート生活がしやすくなりますよ。

大家さんへの手土産は必要?

大家さんが同じアパート内に住んでいたり、近くに住んでいる場合のお話しをします。

大家さんへ挨拶に行く前には必ず電話で「挨拶に伺ってもよいか?」アポイントをとりましょう。

訪問時間帯は10時~18時の間が理想的です。

訪問の許可がおりたら、かしこまらない程度の手土産を持っていきましょう。

手土産の金額は平均して、1,000~2,000円くらいのものがおすすめです。

品物は、時期や大家さんの年齢などにもよりますが、日持ちのする煎餅やクッキー、個包装されているゼリーや羊羹などがおすすめです。

また、誰もが使用して、もらっても困らない洗剤セットなども喜ばれるでしょう。

いずれにしても、引越してきた挨拶として近所に配る品物とは、差別化しておきたいところです。

のしは紅白の水引の蝶結びを使い、表書きは「御礼」で、その下には自分の名字を入れてください。

挨拶する際は心を込めて「これから宜しくお願い致します」と伝えましょうね。

挨拶すべき!との決まりはないが、挨拶をした方がベター

誰もがみな忙しい毎日を送っています。

退去の際の電話連絡がスムーズに行なえ、貴重な時間を無駄にすることがないようにしたいですね。

また、大家さんへの退去の際の挨拶、入居の際の挨拶は、必ずしなければいけないという決まりはありません。

しかし、円滑な人間関係を築くためにも、相手に対しての感謝の気持ちや、これからお世話になりますという気持ちを、ちゃんと伝えられるといいですね。

 - アパート, 住宅