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不動産登記で使用する住民票や印鑑証明書には有効期限がある

2019.1.8

不動産登記にはさまざまな種類があり、登記の際には必要書類を提出しなければなりません。

その中でよく使用される書類には「住民票」や「印鑑証明書」があげられます。

これらの書類を提出する際、「3ヶ月以内に発行したもの」という期限付きの場合もあります。

登記の種類によって住民状や印鑑証明書に期限を設けるもの、設けないものがあります。

くわしくご紹介していきましょう。

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「所有者移転登記」の住民票の有効期限は?

土地や建売住宅、中古住宅などの不動産を購入した際、また、他人に不動産を贈与した際にする登記を「所有者移転登記」と呼びます。

これは現在の所有者から、不動産を購入した人物に不動産の名義人を移すという登記になります。

不動産を贈与された場合も、同じように所有者移転登記を行うことになります。

新築する場合も、建物は新しく購入しますが、土地を購入すると、現在の所有者から購入者へ登記を移す必要があるのです。

所有者移転登記の必要書類の中の1つに住民票があります。

この際、住民票に有効期限を設けているのでしょうか。

所有者移転登記に使用する住民票に関しては、「有効期限はない」とされています。

その理由は、住民票と同時に提出する「印鑑証明書」と関係しています。

印鑑証明書と住民票の「氏名」、「住所」が一致していることで「本人確認」を行うため、有効期限はこれに関係ないとされているのです。

そのため、所有者移転登記に使用する住民票は、いつ取得したものでも大丈夫です。

「所有者移転登記」の印鑑証明書の有効期限は?

では、所有者移転登記において、住民票と一緒に提出する「印鑑証明書」に有効期限は設けられているのでしょうか。

所有者移転登記の場合、印鑑証明書は「発行から3ヶ月以内」でなければいけません。

そのため、あまり早い段階で印鑑証明書を取得すると、実際に決済する日に期限が切れてしまうことも考えられます。

これを過ぎたものは、もう1度取得して手続きをする必要があるので注意してください。

ところで、不動産登記において、印鑑証明書が必要になる場合は、どんな状況なのでしょうか。

不動産登記で印鑑証明書が必要である時は、自分が不利な立場に置かれている場合になります。

・売買で不動産を手放す場合

・抵当権(担保)を設定する場合

上記の場合、それで問題がないかという真意を表すために、申請書(プラス委任状)に捺印し、その印鑑が実印であることを証明するために印鑑証明書を添付して提出するのです。

「相続登記」の住民票の有効期限は?

不動産の所有者が亡くなったら、所持している不動産は相続人に移さなければなりません。

これを「相続登記」と呼びます。

相続する場合は親族で協議を行い決定する必要があるため、誰かが勝手に相続人になることはできません。

相続を了承する親族全員の「委任状」が必要となるのです。

では、相続登記に使用する、相続人の住民票に有効期限はあるのでしょうか。

この場合の住民票は、「有効期限はない」とされています。

住民票は時間の経過によって内容が変化することはないと考えられています。

そのため、相続登記において、有効期限は必要ないのです。

また、同時に提出する「戸籍謄本」、「除住民票」においても、有効期限は設けられていません。

これらも新たな事項は書き加えられることはないと考えられているため、数年前に取得したものでも使用できるのです。

「相続登記」の印鑑証明書の有効期限は?

相続登記には住民票のほかに「印鑑証明書」が必要となります。

印鑑証明書は住民票と同じくらい重要な書類です。

では、相続登記において、印鑑証明書に有効期限は設けられているのでしょうか。

この場合も、住民票と同じく「有効期限はない」とされています。

親族で協議を行って相続人を決定した際、「遺産分割協議書」を作成する必要がありますが、それに添付する印鑑証明書にも有効期限はないのです。

これは、協議後にすぐ相続登記が行えると限らないためだという理由からでしょう。

例えば、15年前に遺産分割協議書を行ったとします。

遺産分割協議書の作成の際に同時に相続人の印鑑証明書も発行していたとします。

それを今日、相続登記に提出しても、手続きを行うことが可能なのです。

また、不動産所有者が亡くなる前に取得してあった印鑑証明書でも使用することができます。

つまり、相続登記において、いつの印鑑証明書であっても何も差し支えないのです。

ただし、被相続人の銀行口座を解約手続き(または名義変更)する際は、発行から3ヶ月以内の印鑑証明書が必要となります。

このように、後日必要となるパターンもあるため、注意が必要です。

「住所変更登記」の住民票の有効期限は?

引っ越しなどで住所が変わった場合、「住所変更登記」を行なわなければなりません。

住所変更登記の際に提出する住民票に、有効期限は存在するのでしょうか。

以下でいくつかのパターンに分けて、必要書類も一緒にご紹介していきます。

●同市町村で住所を1度のみ変更

・住民票(有効期限なし)
・委任状(専門家に代理してもらう場合)

●別の市町村で住所を1度のみ変更

・住民票(有効期限なし)
・委任状(専門家に代理してもらう場合)

●別の市町村で住所を数回変更

・住民票(有効期限なし)
・委任状(専門家に代理してもらう場合)
・前の住所での除票

●名前を変更した場合

・住民票(有効期限なし)
・委任状(専門家に代理してもらう場合)
・戸籍謄本

以上のように、基本的に住民票に有効期限はないため、発行から3ヶ月以上経過したものでも使用可能です。

しかし、頻繁に住所変更を繰り返していると、住民票に記載できず、別紙で対応することとなります。

その際の保存期限は5年間と決まっているため、注意が必要です。

「商業登記」の印鑑証明書の有効期限は?

住所変更登記では住民票の有効期限は基本的にないということが分かりました。

続いて、「商業登記」について見ていきましょう。

会社を設立する場合や、会社内で役員変更を行う場合、商業登記が必要となります。

商業登記をする場合は、添付書類として、印鑑証明書の提出をしなければなりません。

この場合、印鑑証明書に有効期限は存在するのでしょうか。

通常、取締役へ就任する場合に使用する印鑑証明書には、有効期限はありません。

しかし、代表取締役が会社の実印を届け出る書類の「印鑑届書」に添付しなければならない印鑑証明書は、取得から3ヶ月以内の有効期限が設けられています。

このように必要なパターンによって、有効期限が発生するものがあるため、注意が必要です。

また、昨今では日本人以外の外国人が会社の代表取締役へ就任するケースが多くあります。

印鑑証明書がある国は、日本、韓国、台湾のみとなります。

それ以外の国の人間は、印鑑証明書の代わりとして「サイン証明書」を添付することになります。

サイン証明書は印鑑証明書と同じ扱いとなりますので、「印鑑届書」に使用する場合は発行から3ヶ月以内の有効期限となるでしょう。

注意点として、サイン証明書は外国で発行することとなるため、日本の手続きが完了するまで、3か月間ですべて終わらせなければならないという点です。

期限が切れるとまた取得しなおすこととなるため、注意が必要です。

登記において住民票や印鑑証明書の有効期限はさまざま

不動産登記にはさまざまな種類があり、必要書類もさまざまです。

今回は登記の中でもよく行われるものを中心にご紹介しました。

これから登記を行う方は、当記事を参考にしていただき、必要書類を集めてください。

その際は有効期限に十分注意して書類を揃えるようにしましょう。

 - 不動産全般